1. Responsable du traitement et champ d’application

Elvencio détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles recueillies sur elvencio.com dans le cadre de la vente de cadres de lit, lits pour enfants, lits avec rangement et accessoires de literie, ainsi que pour l’exécution des commandes, la livraison, les retours, les remboursements et l’assistance après-vente.

La boutique est hébergée sur Shopify. Dans le cadre du fonctionnement technique de la boutique, Shopify peut traiter certaines données pour le compte d’Elvencio conformément aux modalités applicables à ces services. Lorsqu’une fonctionnalité choisie directement par l’utilisateur conduit Shopify à déterminer ses propres finalités de traitement, Shopify assume séparément les responsabilités correspondant à ce traitement.

Elvencio demeure responsable des décisions qu’il prend concernant les données de ses clients. Le client est invité à fournir des informations exactes et à s’assurer qu’il est autorisé à communiquer les données d’un tiers qu’il désigne pour recevoir une commande.

2. Données collectées

Lors d’une commande, Elvencio traite notamment le nom, l’adresse de facturation et de livraison, l’adresse électronique, le numéro de téléphone, les références des produits, les dimensions ou variantes choisies, le montant payé, les taxes, les frais de livraison, le statut de paiement, les échanges liés à la commande et les données de suivi.

Les données de paiement nécessaires à l’autorisation de la transaction sont transmises au prestataire de paiement actif dans le parcours de commande. Elvencio reçoit la confirmation, le montant, la date, la référence et le statut de l’opération, mais n’a pas vocation à conserver le numéro complet de la carte ni son cryptogramme.

Lors d’une demande de retour, de remboursement ou de conformité, peuvent notamment être traités le motif de la demande, les photographies ou vidéos du meuble, les numéros de pièces, l’état de l’emballage, les preuves d’expédition ou de livraison et les échanges avec le service client.

La consultation de la boutique peut générer des données techniques telles que l’adresse IP, la date et l’heure, les pages consultées, le type d’appareil, le navigateur, le système, la langue, les identifiants de session, les événements de sécurité et les choix relatifs aux cookies. Elvencio n’a pas vocation à demander des données sans lien avec les opérations décrites dans la présente politique.

3. Finalités et fondements

Les coordonnées ainsi que les données relatives à la commande, au paiement, à la livraison, au retour et à l’assistance sont utilisées pour conclure et exécuter la vente, préparer l’expédition sous 1 à 3 jours ouvrés, organiser la livraison estimée sous 7 à 11 jours ouvrés, fournir le suivi, traiter le délai de retour de 30 jours, examiner une réclamation et déclencher, le cas échéant, un remboursement dont l’inscription intervient habituellement sous 5 à 7 jours ouvrés après émission.

Les pièces de facturation et de transaction sont conservées afin de répondre aux obligations comptables et fiscales applicables. Les journaux techniques sont utilisés pour préserver la disponibilité de la boutique, détecter les accès anormaux, prévenir les erreurs et contribuer à la sécurité des opérations. Ce traitement vise à permettre l’exploitation fiable de la boutique tout en tenant compte des droits et intérêts des visiteurs.

Les cookies indispensables au panier, à la session, au paiement, à la sécurité et à la mémorisation des choix techniques sont utilisés pour fournir le service demandé. Les traceurs non strictement nécessaires sont désactivés jusqu’à l’obtention d’un choix libre, spécifique et éclairé. Le refus est proposé de manière accessible et n’empêche pas l’achat. Le consentement peut être retiré à tout moment depuis l’outil de gestion affiché sur la boutique, sans effet rétroactif.

4. Destinataires et partage limité

Les données sont accessibles aux personnes autorisées chez Elvencio ainsi qu’aux prestataires qui en ont besoin pour accomplir leur mission, notamment :

• Shopify, pour l’hébergement et le traitement technique de la commande ;
• le prestataire de paiement, pour l’autorisation de la transaction et le remboursement ;
• USPS, DHL Express, UPS ou FedEx, pour l’étiquette, l’acheminement, la preuve de livraison et, si nécessaire, l’enlèvement d’un retour.

Un transporteur reçoit les informations utiles à l’exécution de sa mission, notamment l’identité du destinataire, l’adresse, les coordonnées nécessaires, les caractéristiques logistiques du colis et la référence d’expédition. Les photographies d’un dommage ne lui sont communiquées que lorsqu’elles sont nécessaires au traitement d’une avarie.

Les prestataires concernés sont soumis aux obligations de confidentialité, de sécurité, de limitation des finalités, d’assistance et, selon le cas, de suppression ou de restitution des données applicables à leur mission. Elvencio ne vend ni ne loue les données personnelles et ne les transmet pas à des fins commerciales étrangères à la commande.

Une communication de données peut également intervenir lorsqu’elle est nécessaire pour répondre à une demande juridiquement obligatoire, protéger les droits d’une personne ou établir, exercer ou défendre une réclamation. Dans ce cas, la demande est vérifiée et la communication est limitée aux informations nécessaires.

5. Transferts internationaux

Elvencio est établi aux États-Unis. La plateforme, certains prestataires techniques ou les transporteurs peuvent donc traiter des données en dehors de l’Espace économique européen.

Avant un transfert, Elvencio vérifie l’existence d’un niveau de protection reconnu ou met en place les garanties contractuelles appropriées, accompagnées, lorsque cela est nécessaire, d’une évaluation du pays destinataire et de mesures techniques complémentaires. Le transfert est limité aux informations nécessaires à la commande ou au service concerné.

Une copie ou une description des garanties applicables peut être demandée à Elvencio.

6. Durées de conservation et destruction

Les données actives d’une commande sont conservées pendant son exécution, la livraison, le délai de retour et le traitement du service après-vente. Les factures et pièces comptables sont ensuite archivées pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice correspondant.

Les données nécessaires à une réclamation, un retour, un remboursement, une preuve contractuelle ou la défense des droits sont conservées au maximum 5 ans après la clôture du dossier, sauf litige en cours ou lorsqu’une durée obligatoire différente s’applique.

Les messages de simple renseignement sans commande sont supprimés au plus tard 3 ans après le dernier contact. Les journaux techniques de sécurité sont conservés au maximum 12 mois, sauf incident nécessitant une conservation à des fins de preuve.

Le choix d’accepter ou de refuser les traceurs est mémorisé pendant 6 mois. La durée de vie d’un traceur autorisé ne dépasse pas 13 mois et n’est pas prolongée automatiquement par une nouvelle visite.

À l’échéance de la durée applicable, les données sont supprimées des systèmes actifs ou rendues anonymes. Les archives soumises à une obligation de conservation sont isolées et accessibles aux seules personnes habilitées, puis détruites à l’expiration de la période concernée. Les copies de sauvegarde sont écrasées selon leur cycle sécurisé et ne sont pas réutilisées à d’autres fins.

7. Sécurité et violation de données

Elvencio applique des contrôles d’accès individualisés, une limitation des habilitations, la protection des échanges, la journalisation des opérations sensibles, des sauvegardes et une procédure de gestion des incidents proportionnés aux risques. Aucun dispositif ne permettant de supprimer totalement les risques, ces mesures sont réévaluées en fonction de la nature des données et de l’évolution des menaces.

En cas de perte, d’altération, de destruction, de divulgation ou d’accès non autorisé, Elvencio prend les mesures appropriées pour isoler l’incident, préserver les éléments utiles, évaluer les catégories de données et les personnes concernées, examiner les conséquences et documenter les mesures correctrices.

Lorsque l’incident présente un risque pour les droits et libertés et qu’une notification est requise, l’autorité compétente est informée dans les meilleurs délais et, si possible, sous 72 heures après sa constatation. En cas de risque élevé nécessitant une information des personnes concernées, celles-ci reçoivent rapidement une information claire sur la nature de l’incident, ses effets probables, les mesures prises et les précautions utiles.

8. Droits des personnes

Toute personne concernée peut demander la confirmation qu’un traitement est effectué, accéder à ses données et en obtenir une copie, demander leur rectification ou leur effacement, demander la limitation du traitement ou s’opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime lorsque les conditions applicables sont réunies. Elle peut également retirer son consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Lorsque les conditions correspondantes sont réunies, la personne peut recevoir les données qu’elle a fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander leur transmission à un autre responsable lorsque cela est techniquement possible.

Une demande d’effacement ou d’opposition n’entraîne pas la suppression d’une facture, d’une preuve ou d’une donnée qui doit encore être conservée pour répondre à une obligation de conservation ou pour établir, exercer ou défendre un droit.

Elvencio répond en principe sous 1 mois. Ce délai peut être prolongé de 2 mois lorsque la complexité ou le nombre de demandes le justifie, avec information motivée dans le premier mois. Une preuve d’identité proportionnée peut être demandée en cas de doute raisonnable. L’exercice des droits est gratuit, sauf en cas de demande manifestement infondée ou excessive.

La demande peut être adressée par courrier ou par e-mail. Si la réponse est jugée insuffisante, la personne peut déposer une réclamation auprès de la CNIL.

9. Informations tarifaires liées au traitement de commande

Les prix sont indiqués taxes comprises. Les frais de livraison sont de 18,99 € pour une commande inférieure à 258,99 € et gratuits à partir de 258,99 €. Aucun autre coût n’est ajouté hors frais de livraison annoncés. Ces données tarifaires sont traitées uniquement pour calculer, facturer, comptabiliser et rembourser la commande.

10. Contact

Pour toute question relative au traitement de vos données personnelles ou à l’exercice de vos droits, vous pouvez contacter Elvencio aux coordonnées suivantes :

Elvencio Adresse : 745 E Main St, Logan, Ohio 43138, États-Unis

E-mail : helpcenter@elvencio.com

Téléphone : +1 326 888 3065

Service client : du lundi au vendredi, de 9 h 00 à 17 h 30; fermé le week-end et les jours fériés légaux en France.

Aucune disposition de la présente politique n’a pour objet de limiter les droits dont une personne peut bénéficier en matière de protection de ses données personnelles lorsque ces droits sont applicables.